Nos statuts

1. Constitution

Il existe entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1^er juillet 1901, modifié par la loi du 20 juillet 1971, et le décret du 16 aout 1901, dont les statuts ont été adoptés par décision prise en assemblée en date du 31 mai 2016 et modifiés par l’assemblée générale extraordinaire du 26 janvier 2023.

2. Dénomination

L’association a pour dénomination :  UNION DES ENTREPRISES DE CONSEIL ET D’ACHAT MEDIA

Et pour sigle : UDECAM

3. Objet

L’association a pour objet :

• De favoriser l’essor et le développement en France de l’expertise media et hors media,
• De créer une instance de dialogue avec les différents partenaires des médias et de la communication,
• Plus généralement, de contribuer au développement des activités de communication en France sur le plan économique, social, technique et éthique,
• Et dans une perspective, de défendre les intérêts moraux et matériels de ses adhérents vis-à- vis de tous organismes publics et privés,

L’Udecam a également une mission de promotion et représentation de la profession et des intérêts professionnels de ses membres, notamment auprès :

• des pouvoirs publics, instances réglementaires, organismes professionnels et administrations des Médias,
• des professionnels de la communication de la filière,

Et généralement toutes opérations pouvant se rattacher, directement ou indirectement à l’objet ci- dessus ou à tous objets similaires ou connexes, de nature à favoriser son extension ou son développement

4. Siège social

Le siège social est fixé au 7 rue Piccini, 75116 Paris

Il pourra être transféré en tous lieux en Ile de France par simple décision du Conseil d’Administration, et en tout autre lieu par décision de l’assemblée générale extraordinaire.

5. Durée

L’association est constituée pour une durée illimitée.

6. Membres

6.1. Admission

Peuvent devenir membres de l’association toutes les personnes morales qui remplissent les conditions suivantes :

• Avoir une activité significative en conseil média
  • Deux ans d’existence minimum
  • Marge brute annuelle minimale : 1 000 000 €
  • Nombre minimum de salariés : 8

Les membres personnes morales sont représentés par leur représentant légal ou une personne physique dûment mandatée par la personne morale ou son représentant légal.

L’admission des nouveaux membres est décidée par l’Assemblée Générale de l’association qui statue à la majorité des deux tiers de ses membres présents ou représentés, sur présentation de deux membres.

Les refus d’admission n’ont pas à être motivés.

6.2. Perte de la qualité de membre

La qualité de membre de l’association se perd par :

1. La démission notifiée par tous moyens, adressée au Président de l’association par écrit, et effective après une période de préavis de six mois
2. La dissolution, pour quelque cause que ce soit des personnes morales, ou leur mise en redressement ou liquidation judiciaires,
3. La radiation pour non-paiement de la cotisation annuelle, après deux rappels demeurés infructueux et après que le membre concerné a été invité, par lettre recommandée avec accusé de réception, à fournir des explications écrites au Conseil d’Administration,
4. L’exclusion prononcée par l’Assemblée Générale à la majorité des deux tiers pour motifs graves, le membre concerné ayant été préalablement invité à faire valoir ses moyens de défense.

En cas de départ de l’association, toute cotisation engagée (à partir du premier janvier) est due.

7. Ressources

Les ressources de l’association se composent :

1. De la cotisation annuelle de ses membres,
2. Des subventions éventuelles de l’Etat, des régions, des départements, des communes, et de leurs établissements publics,
3. Des recettes provenant de biens vendus, ou de prestations fournies par l’association,
4. Des revenus de biens de valeurs de toute nature appartenant à l’association,
5. De toutes ressources autorisées par la loi, la jurisprudence, et les réponses ministérielles.

Un budget de fonctionnement est établi par le Conseil d’Administration au regard d’un plan de gestion précis qui prendra notamment en compte les frais salariaux et les projets d’actions de l’association.

Le montant de la cotisation annuelle sera fixé chaque année, sur proposition du Conseil d’Administration adoptée par la première Assemblée Générale de l’année.

Un appel de cotisation sera transmis annuellement à chaque membre avec indication du barème de calcul. La cotisation sera payable immédiatement.

Les cotisations sont dues pour l’année en cours quelle que soit la date d’entrée dans l’association.

8. Organisation et Fonctionnement

8.1  Organes d’administration

Les organes d’administration, de décision et de fonctionnement de l’Association sont :

1. l’Assemblée Générale
2. le Conseil d’Administration
3. le Directeur Général
4. le Président et les Vice-Présidents
5. le Trésorier

8.2  Le Conseil d’Administration

Il est l’organe de décision de l’Association. Il est composé d’au moins huit (8) membres élus par l’Assemblée Générale ordinaire à la majorité simple, pour une durée de une année renouvelable, parmi les membres de l’association. Ils ont le titre d’Administrateur.

Pour être éligible, un Administrateur doit être Membre de l’Association. Il est représenté par son représentant légal ou par une personne expressément désignée à cet effet, qui prend le titre de représentant permanent de l’Administrateur.

En cas de départ de son représentant légal ou de son représentant permanent, pour quelque raison que ce soit, le Membre désignera un nouveau représentant légal ou permanent pour le remplacer, jusqu’à l’échéance du mandat.

Si des sociétés membres de l’association appartiennent au même groupe au sens de l’article L.233-3 du Code de Commerce, ledit groupe ne peut détenir qu’un seul mandat d’administrateur pour l’ensemble des sociétés en faisant partie.

Les membres sortants sont rééligibles.

En cas de vacance d’un ou plusieurs postes d’administrateurs élus, le Conseil d’Administration doit pourvoir provisoirement à leur remplacement par cooptation. C’est notamment le cas lorsque le nombre de postes d’administrateurs devient inférieur au minimum statutaire. La cooptation des nouveaux administrateurs devra être ratifiée définitivement par la plus prochaine Assemblée Générale. Les mandats des administrateurs ainsi élus prennent fin à l’époque où devait normalement expirer le mandat des administrateurs remplacés.

Les fonctions d’administrateurs cessent par la démission, la perte de la qualité de membre de l’association, la révocation par l’Assemblée Générale, laquelle peut intervenir ad nutum, sur simple incident de séance et à la majorité des voix en % des membres, et la dissolution de l’association.

8.3 Pouvoirs du Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration s’exprime par consensus dans son fonctionnement courant.

Il peut s’exprimer par vote sur demande du Président. La règle de vote est la majorité des 2/3 des voix exprimées. Le quorum exigé pour la validité des délibérations est de la moitié des membres présents ou représentés.

Pour les décisions de modification des Statuts soumises à l’Assemblée Générale Extraordinaire, la

majorité des 2/3 des voix des membres du Conseil d’Administration doit être atteinte.

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus, pour gérer, diriger et administrer l’association, sous réserve de ceux statutairement réservés aux Assemblées Générales, et notamment :

1. Il définit la politique et les orientations générales de l’association.
2. Il décide de l’acquisition et de la cession de tous biens meubles et objets mobiliers, fait effectuer toutes réparations, tous travaux et agencements, et achète et vend tous titres et toutes valeurs, et réalise tout emprunt dans la limite d’un montant de 100 000€. Toute dépense supérieure à 5% du budget annuel non prévue, doit être votée en Assemblée Générale.
3. Il prend à bail et acquiert tout immeuble nécessaire à la réalisation de l’objet de l’association, confère tous baux et hypothèques sur les immeubles de l’association, procède à la vente ou à l’échange desdits immeubles, effectue tous emprunts et accorde toutes garanties et sûretés. Tout investissement mobilier et immobilier supérieur à 15.000€ doit être voté en Assemblée Générale.
4. Il arrête les grandes lignes d’actions de communications et de relations publiques.
5. Il arrête les budgets et contrôle leur exécution. Il peut modifier l’utilisation du budget voté par l’Assemblée Générale mais sans changer son montant global.
6. Il arrête les comptes de l’exercice clos.
7. Il nomme et révoque tous les employés et fixe leur rémunération, hors le Directeur Général
8. Il rédige et adopte le règlement intérieur de l’association
9. Il propose à l’Assemblée Générale le montant des cotisations annuelles
10. Il autorise les actes et engagements dépassant le cadre des pouvoirs propres du président et du Directeur Général.

8.4 – Fonctionnement du CA

Le Conseil d’Administration se réunit au moins cinq fois par an, à l’initiative et sur convocation du

Directeur Général et/ou Délégué(e) Général(e).

Il peut également se réunir à l’initiative de l’un ses membres ou de son Président.

Dans les deux cas, les convocations sont effectuées par tous moyens, notamment par email, et adressées aux administrateurs au moins cinq jours ouvrés avant la date fixée pour la réunion. Il peut se réunir sans délai si tous les administrateurs sont présents.

L’ordre du jour est établi par le Directeur Général et/ou Délégué(e) Général(e). Chaque administrateur peut porter à l’ordre du jour des questions de son choix.

Le Conseil d’Administration peut valablement délibérer, sous réserve de la présence d’au moins 50% de ses membres administrateurs présents ou représentés.

Tout administrateur empêché peut se faire représenter par un autre administrateur muni d’un pouvoir spécial à cet effet.

Le nombre de pouvoirs détenus par une seule personne n’est pas limité. Les pouvoirs en blanc retournés au siège social sont répartis par le président entre les administrateurs présents.

Les réunions du Conseil d’administration peuvent se tenir en visioconférence ou téléconférence.

Le Conseil d’Administration peut entendre toute personne susceptible d’éclairer ses délibérations.

Le Directeur Général et/ou Délégué(e) Général(e) de l’association assiste aux réunions, peut donner un avis consultatif, mais ne participe pas aux votes.

Il est tenu procès-verbal des réunions du Conseil d’Administration. Les procès-verbaux des décisions sont conservés dans un registre spécial, tenu au siège social.

Le Conseil d’Administration peut confier à une personne ou entreprise extérieure une mission, temporaire ou permanente, rétribuée ou non, relative au fonctionnement ou à l’activité de l’Association.

Les représentants de l’Association doivent jouir du plein exercice de leurs droits civils.

Les membres du Conseil ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées.

Les remboursements de frais sont seuls autorisés. Ils doivent être validés par le Trésorier ou le Directeur Général. Des justifications doivent être produites, qui font l’objet de vérification.

8.5 – Le Directeur Général

Un Directeur Général salarié est engagé par l’association, après validation par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration.

Il assure la représentation de l’organisation sur délégation du Président et en porte la parole. Il est chargé de mettre en œuvre le programme et la feuille de route que lui a confiés le Conseil d’Administration. Il reporte hiérarchiquement au Président de l’Association qui contrôle son travail.

Le Directeur Général est responsable des services permanents, instruit et exécute la feuille de route, les affaires courantes et les rôles qui lui sont confiés par le Conseil d’Administration.

Il peut être chargé de toutes missions de représentations au nom de l’UDECAM auprès d’organismes extérieurs. Le Directeur Général peut ainsi siéger dans des organismes de représentations au nom de l’association et disposer des pouvoirs de vote.

Le Directeur Général pilote l’action du Délégué Général ou de tout autre collaborateur, qui l’assiste dans ses fonctions.

Il présente le budget, exerce son pouvoir hiérarchique et disciplinaire sur le personnel salarié de l’association sur délégation du Président.

Les fonctions du Délégué Général ou de tout autre collaborateur seront précisées dans le Règlement Intérieur.

En cas de vacance du poste de Directeur Général, le Conseil d’Administration se réunit pour convenir de la répartition de ses fonctions auprès du Président et du Délégué Général.

Il procède au paiement des dépenses, sous réserve de la validation des factures et de la conformité avec le Budget.

Il est habilité, par délégation du Président et sous son contrôle, à ouvrir et faire fonctionner dans tous établissements de crédits ou financiers, tous comptes et tous livrets d’épargne. A ce titre, il dispose de la signature bancaire.

8.6 – Le Président, le Vice-Président et le Trésorier Secrétaire Général de l’Association

• Le Président

Le Président du Conseil d’Administration est élu par l’Assemblée Générale, parmi les membres du Conseil d’Administration.

Il est élu pour une durée de une année renouvelable deux fois, et peut être démis de ses fonctions par l’Assemblée Générale pendant la durée de son mandat.

Il représente l’Association en justice, auprès des pouvoirs publics et dans tous les actes de la vie de l’Association, sans avoir à justifier à l’égard des tiers d’autorisation de l’Assemblée Générale. Il peut déléguer, de façon temporaire, tout ou partie de ses attributions à un ou plusieurs membres du Conseil d’Administration.

Il présente le programme et la feuille de route de l’association avant sa mise en œuvre par le Directeur Général.

• Le Vice-Président

Un ou plusieurs Vice-Présidents sont désignés par l’Assemblée Générale en son sein pour une durée de une année renouvelable deux fois.

En cas de vacance de la présidence de l’Association, le ou les Vice-Présidents assure(nt) l’intérim de la présidence.

Les Vice-Président(e)s ont vocation à assister le Président dans l’exercice de ses fonctions. Ils/Elles peuvent agir par délégation du Président et sous son contrôle. Ils/Elles peuvent recevoir des attributions spécifiques temporaires ou permanentes, définies par le Président.

• Le Trésorier – Secrétaire général

Le Trésorier est désigné par l’Assemblée Générale parmi les Administrateurs pour une durée de une année renouvelable deux fois. En cas de vacance du Trésorier, le Président assure l’intérim.

Il valide le projet de budget annuel et le soumet à l’examen et à l’approbation du Conseil d’Administration.

Le Trésorier établit, ou fait établir sous son contrôle, les comptes annuels de l’association. Il procède à l’appel annuel des cotisations. Il établit un rapport financier, qu’il présente avec les comptes annuels à l’Assemblée Générale ordinaire annuelle.

Le Trésorier est responsable de la validation des factures et de la vérification de la conformité avec le budget. Il contrôle les paiements effectués par le Directeur Général.

Il veille au bon fonctionnement matériel, administratif, comptable et juridique de l’association. Il établit, ou fait établir sous son contrôle par le Directeur Général, les procès-verbaux des réunions du

Conseil d’Administration, et des Assemblées Générales. Il tient ou fait tenir sous son contrôle par le Directeur général, les registres, général et spécial, de l’association. Il procède, ou fait procéder sous son contrôle par le Directeur général, aux déclarations à la préfecture, et aux publications au Journal Officiel, dans le respect des dispositions légales ou réglementaires.

8.7 Assemblées générales

1°) Tous les membres de l’association à jour de cotisation ont accès aux Assemblées Générales, et participent aux votes.

Les agences rattachées aux membres prises en compte dans le périmètre de calcul des cotisations conformément aux dispositions du Règlement Intérieur, peuvent assister aux Assemblées Générales. Elles disposent d’une voix consultative et ne participent pas aux votes.

2°) Tous les membres de l’association, y compris les agences rattachées, sont représentés par leur représentant légal en exercice, ou par toute autre personne dont l’habilitation aura été notifiée à l’association ou disposant d’un pouvoir spécial.

3°) Les membres de l’association disposent chacun d’un nombre de voix qui leur est attribué selon le montant de leur cotisation, laquelle est basé sur la Marge brute réalisée, selon un mode de calcul établi par le Règlement Intérieur de l’association.

4°) Les Assemblées Générales sont convoquées par le Président par tous moyens, y compris par email, au moins dix jours à l’avance. La convocation contient l’ordre du jour fixé par le Président. Quand les Assemblées Générales sont convoquées à l’initiative d’une fraction de leurs membres, ceux-ci peuvent exiger l’inscription à l’ordre du jour des questions de leur choix. Les Assemblées Générales peuvent se tenir par visioconférence ou téléconférence.

5°) Le bureau de l’Assemblée Générale est composé du Président et d’un Secrétaire de séance.

6°) Le Président préside les Assemblées Générales, expose les questions à l’ordre du jour, et conduit les débats. En cas d’empêchement, le Président se fait suppléer par un Vice-Président.

7°) les Assemblées Générales ne peuvent statuer que sur les questions figurant à l’ordre du jour, à l’exception de la révocation des administrateurs.

8°) Les assemblées Générales sont ordinaires, ou extraordinaires : leurs décisions régulièrement adoptées sont obligatoires pour tous.

9°) Tout membre empêché peut se faire représenter par un autre membre muni d’un pouvoir spécial à cet effet.

Le nombre de pouvoirs retenus par une seule personne est limité à trois. Les pouvoirs en blanc retournés au siège social sont répartis par le Président entre les membres du Conseil d’Administration, puis de l’Assemblée Générale, dans le respect de ladite limitation.

10°) Les Assemblées Générales peuvent entendre toute personne susceptible d’éclairer leurs délibérations.

Le Directeur Général et le Délégué Général assistent aux Assemblées Générales, leur avis est consultatif et ils ne participent pas aux votes.

11°) Les votes ont lieu à mains levées, sauf si un ou plusieurs membres demandent le vote par bulletin secret.

12°) Il est tenu procès-verbal des délibérations et résolutions des Assemblées Générales. Les procès- verbaux sont établis sans blanc ni rature, et signés par le Président et le Secrétaire de Séance. Ils sont retranscrits dans l’ordre chronologique, sur le registre des délibérations de l’association paraphé par le Président.

8.8   Assemblées Générales ordinaires

a. Pouvoirs

L’Assemblée Générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, notamment dans les six mois de la clôture de l’exercice social afin d’approuver les comptes annuels, et chaque fois que nécessaire, à l’initiative du Président.

L’Assemblée Générale ordinaire annuelle entend le rapport de gestion, le rapport financier, et le rapport du commissaire aux comptes.

L’Assemblée Générale ordinaire annuelle approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget prévisionnel et donne quitus de leur gestion aux administrateurs.

L’Assemblée Générale ordinaire procède à l’élection et à la révocation des administrateurs L’Assemblée Générale ordinaire doit préalablement autoriser le Conseil d’Administration à signer tous les actes, à conclure tout engagement, et à contracter toute obligation qui dépasse le cadre de ses pouvoirs statutaires.

La signature de tout contrat engageant l’association pour une durée supérieure à deux ans ou toute opération représentant pour l’association un coût supérieur à 50 000 € doit être soumise à l’autorisation de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale ordinaire délibère sur toutes questions figurant à l’ordre du jour, et ne relevant pas de la compétence exclusive d’un autre organe de l’association.

b. Quorum et majorité

L’assemblée Générale Ordinaire ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres sont présents ou représentés. Si le quorum n’est pas atteint l’Assemblée Générale est à nouveau convoquée avec le même ordre du jour, cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers, des membres présents ou représentés.

8.9 Assemblées Générales Extraordinaires

a. Pouvoirs

L’Assemblée Générale extraordinaire a compétence pour procéder :

1. à la modification des statuts

• à la dissolution et à la dévolution de ses biens,

• à la fusion ou transformation de l’association,

• à la création d’une filiale, d’un fonds de dotation ou de toute autre structure ayant un lien direct avec l’association.

D’une façon générale, elle a compétence pour prendre toutes décisions de nature à mettre en cause son existence ou à porter atteinte à son objet essentiel.

Elle est convoquée chaque fois que nécessaire, à l’initiative du président.

b. Quorum et majorité

L’Assemblée Générale extraordinaire ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres sont présents ou représentés. Si le quorum n’est pas atteint, elle est à nouveau convoquée avec le même ordre du jour ; cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Les décisions sont prises en majorité qualifiée des deux tiers des membres présents ou représentés.

9. Commissions

Il peut être créé par le conseil d’Administration des Commissions spécialisées, qui ont pour mission de travailler sur des sujets définis, pour une durée fixée par le Conseil.

Elles sont composées de personnes physiques désignées par les membres de l’association et choisies parmi leurs collaborateurs compte tenu de leurs compétences sur lesdits sujets.

Chaque Commission est présidée par un Président personne physique, désigné parmi les représentants des membres du Conseil d’Administration.

Les commissions se réunissent chaque fois que nécessaire. Elles reportent de leurs travaux aux Conseil d’Administration.

10. Exercice social

L’exercice social commence le 1^er janvier pour se terminer le 31 décembre.

11. Comptabilité – comptes et documents annuels

Il est tenu une comptabilité faisant apparaitre annuellement un bilan, un compte de résultat et, le cas échéant, une ou plusieurs annexes.

Les comptes annuels sont tenus à la disposition de tous les membres, avec le rapport de gestion, le rapport financier et le rapport du commissaire aux comptes, pendant les dix jours précédant la date de l’Assemblée Générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos.

12. Commissaires aux comptes

L’Assemblée Générale nomme un commissaire aux comptes titulaire, et un commissaire aux comptes suppléant si nécessaire.

Le commissaire aux comptes exerce sa mission selon les normes et règles de la profession. Il établit et présente, chaque année, à l’Assemblée Générale appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos, un rapport rendant compte de sa mission et certifiant la régularité et la sincérité des comptes.

13. Dissolution

La dissolution de l’association est proposée par le Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale extraordinaire.

En cas de dissolution, l’Assemblée Générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés des opérations de liquidation. A la clôture des opérations de liquidation, elle prononce la dévolution de l’actif net conformément aux dispositions de la loi du 1^er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.

En aucun cas, les membres de l’association ne pourront se voir attribuer, en dehors de la reprise de leurs apports, une part quelconque des biens de l’association.

14. Règlement intérieur

Un règlement intérieur, élaboré et adopté par le Conseil d’Administration, précise et complète, en tant que de besoin, les dispositions statutaires relatives au fonctionnement de l’association.

Il organise notamment et sans que cette liste soit limitative :

• Les procédures des engagements financiers de l’association
• Les procédures de mise en place et de fonctionnement des contrats pouvant exister entre l’association et ses membres.

L’adhésion aux statuts emporte de plein droit adhésion au règlement intérieur.

15. Formalités

Toutes modifications des statuts seront déclarées dans les trois mois à la préfecture et seront inscrites sur le registre spécial prévu dans le cadre des dispositions légales.

A cet effet, le Directeur général ou le Délégué général remplira les formalités de déclaration et de publication prescrites par la loi.

Tous pouvoirs sont conférés à cet effet au porteur d’un original des présentes.